COMENTARIOS:GUIA PRACTICA PARA EL DISEÑO DE REGISTROS ELECTRÓNICOS

Todos queremos tener información del gobierno y preferimos que estos sean a través de registros eléctronicos . El incremento de la demanda en este tipo de acceso de la información ha determinado que se creen orientaciones que permitan estandarizar el diseño de los programas de acceso.

Actualmente el usuario-ciudadano tiene acceso a la información de ciertas organizaciones pero el diseño de èstas varian. Esta guía marca el camino para poder evaluar los usuarios, el uso el contenido, operaciones y costo de modelos electrónicos para acceso de programas.

La presente lectura nos enseña las ventajas de poder tener acceso a programas de registros electrónicos estandarizados los mismos que deben forman parte de la política de la organización, considerando una tecnología adecuada para su implementación o renovación. Las ventajas de la estandarización es contar con información fidedigna para la toma de decisiones; así como, depurar aquella información que no es necesario o no se engrana dentro de la misión de la organización. De otro lado, la focalización de los usuarios y su nivel de conocimiento para el uso de la información es una pieza clave en el diseño del programa. Conocer que tan sensible es el contenido de la información nos permite establecer limitaciones en el uso de la información. Por último se puede estimar el costo del programa comparñándolo con los beneficios que se espera tener.

A continuación se reseña los pasos a seguir que la guia ha desarrollado para el diseño de registros electrónicos.

Como primer paso para el diseño se debe conocer las condiciones iniciales del programa desde el punto de vista de proprocionar acceso, desarrollar uno o revisar los existentes.

Posteriormente se tiene la evaluación de la herramienta que consiste en preguntas introductorias relacionadas con la información conocida en las condiciones iniciales. Éstas se distribuyen en dos aspectos: (1) información de los usuarios y (2) aspectos del programa y el contenido de la organización. Esta información provee la "gran pintura" que necesitamos considerar en el diseño del nuevo programa de acceso. Cada dimensión dependerá de la variación de menos a mas problemática o intensidad del recurso.

La tercera etapa es el diagnóstico de la herramienta, es decir que se aterriza e identifica prioridades en un camino realista como focalización de los usuarios, cuales seran los usos del programa y establecer restriciones para evitar el abuso o mal uso del mismo.

En la cuarta etapa se tiene la especificación de las características del diseño que puede ser desarrollados en diferentes niveles permitiendo comparar los costos y los beneficios por cada nivel, dependiendo cuanto recursos estoy dispuesto a invertir y cuanto de información a dar.

Finalmente esta la herramienta para determinar el costo del diseño del programa que incluye su puesta en marcha.

IMPORTANCIA DE UNA CULTURA DE CONECTIVIDAD PARA LA GESTIÓN PÚBLICA

Toda organización debe tener una cultura de conectividad para la toma de decisiones en forma oportuna porque la infraestructura tecnológica instalada que involucra el cable estructurado, networking, esquemas de seguridad y granja de servidores nos va a permitir integrar las actividades de la organización a fin de generar reportes con mayor rapidez. Asimismo, nos ayudara a mantener protegida la información de datos para poder evitar posibles malos usos.

La implantación del hardware y software nos ayuda a tener los productos integrados de las acciones de las diferentes unidades de la organización; así como, la compilación de datos de otras organizaciones a fin de evaluarlos y obtener resultados para el ciudadano.

La inversión en la etapa inicial es fuerte pero es necesaria si se busca eficiencia y eficacia en la administración pública a través de la comunicación e integración de la información.

LA IMPORTANCIA Y LA PROBLEMÁTICA DE LA REINGENIERÍA DE PROCESOS

Hoy en día se habla mucho de modernizar la administración pública teniendo como eje central al ciudadano como cliente principal de los procesos. Modernizar implica mejorar la eficiencia y eficacia de la gestión gubernamental orientada a brindar servicios de calidad. Muchos la asocian a un tema netamente de sistemas informáticos actualizados pero la modernización implica mas que un tema tecnológico un cambio organizacional.

Para decidir por donde se inicia este ¨cambio¨se tiene que conocer como son las estructuras de trabajo de una organización. Es este campo los conceptos de reingeniería de procesos nos permite identificar los diferentes procesos y actividades que se dan en una organización y los distintos niveles administrativos (puestos de trabajo, sistemas administrativos) involucrados en cada uno de ellos; así como, que necesidades del cliente quieren cubrir y si realmente lo estan haciendo bien o soloe se esta tratando de dar un resultado que el cliente no lo desea.

Asimismo, nos permite conocer las interacciones entre cliente y organización y aquellas otras encontradas dentro de la propia gestión en los diferentes niveles administrativos.

El conocimiento de la reingenieria de procesos nos permite observar a nuestra organización y poder redefinir las estrategias y su estructura; es una renovación tanto de relaciones internas como externas; sin dejar de lado los efectos que se puden dar en la cultura organizativa.

En ese contexto también tenemos que citar que todo cambio implica una reacción, temor o resistencia de los involucrados, para esto sebe comunicar adecuadamente a los participantes cual es el obejtivo de dicho proceso y que es lo que se quiere lograr y su relación con la misión y visión de la organización.

En mi opinión en toda reingeniería de procesos siempre existirá un tiempo de demora para su aplicación porque al interior de la organización en su mayoría de los caso el personal reacciona con mucha desconfianza a formar parte del proceso, específicamente la el personal antiguo que ya tiene en su estructura mental como trabajar (usos y constumbres).

En definitica la reingeniería de procesos es una aplicación importante para una organización que quiere lograr eficiencia y eficacia en sus actividades, sin dejar de lado las posibles acciones o reacciones que esto implica dentro del interior de la organización.Una adecuada comunicación entre los involucrados es una vía necesaria para acortar aquellos tiempos de demora que normalmente se dan en la aplicación del proceso.